Crear y enviar una cotización
Esta guía te acompaña de principio a fin: crear la cotización, cargar sus datos y productos, definir la vigencia y los términos, enviarla al cliente y hacer el seguimiento hasta su aceptación o rechazo.
1. Crear la cotización
Sección titulada «1. Crear la cotización»En la pantalla de Cotizaciones, presioná Agregar. Se abre el formulario de una cotización nueva y se crea automáticamente un borrador: a partir de ahí, todo lo que cargues se va guardando solo. No necesitás un botón de “guardar”.
2. Completar la información general
Sección titulada «2. Completar la información general»
En esta sección definís los datos de cabecera:
- Título: el nombre de la propuesta (se muestra en la lista y en el PDF).
- Cliente: buscá y seleccioná el cliente al que va dirigida. Si lo dejás vacío, queda como Cotización general.
- Vendedor: la persona que arma la cotización. Por defecto se propone tu usuario.
- Moneda: la moneda en la que se cotiza (Lempira, Dólar, etc.).
- Fecha de vigencia: hasta qué día la cotización es válida para el cliente.
- Términos y condiciones: el texto legal o comercial que aplica a la propuesta (formas de pago, plazos, garantías, etc.).
- Notas: texto libre adicional que verá el cliente.
3. Agregar productos y servicios
Sección titulada «3. Agregar productos y servicios»
En la sección de ítems agregás lo que estás cotizando:
- Buscá y agregá productos de tu catálogo o servicios.
- Ajustá cantidad, precio unitario y descuentos por línea.
- Podés aplicar un descuento global a toda la cotización.
- Las notas por ítem se muestran en el PDF.
A la derecha se calculan en vivo el subtotal, los descuentos, el impuesto y el total.
4. Definir la vigencia y los términos
Sección titulada «4. Definir la vigencia y los términos»Antes de enviar, asegurate de tener claros dos puntos:
- Vigencia: elegí hasta qué día es válida. Después de esa fecha, la cotización pasa automáticamente a Expirada.
- Términos y condiciones: redactá (o pegá) las condiciones comerciales. Este texto aparece al final del PDF.
5. (Opcional) Vista previa y descarga del PDF
Sección titulada «5. (Opcional) Vista previa y descarga del PDF»En cualquier momento podés abrir la vista previa del PDF para ver cómo queda antes de enviarla. También podés descargar el PDF a tu computadora.
6. Enviar la cotización al cliente
Sección titulada «6. Enviar la cotización al cliente»Cuando la cotización está lista, presioná Enviar por correo. Se abre la ventana de envío ya con el PDF adjunto.
Elegí:
- El correo del destinatario (se propone el del cliente; podés cambiarlo).
- Asunto y mensaje opcional.
- CC / BCC si querés copiar a otras personas.
- Si querés enviarte una copia a tu correo.
Confirmá para enviar. La cotización pasa al estado Enviada.
7. Seguimiento: aceptar, rechazar o expirar
Sección titulada «7. Seguimiento: aceptar, rechazar o expirar»Después del envío, la cotización queda Enviada y puede seguir uno de estos caminos:
| Resultado | Qué pasa |
|---|---|
| Aceptada | Marcála como aceptada desde la lista. Se convierte en una venta lista para facturar. |
| Rechazada | Marcála como rechazada. Se conserva en el historial con el motivo (si lo agregás en las notas). |
| Expirada | Si pasa la fecha de vigencia sin respuesta, la cotización pasa a Expirada automáticamente. |
Resumen del flujo
Sección titulada «Resumen del flujo»- Agregar → se crea el borrador.
- Completar información general (cliente, vendedor, moneda, vigencia).
- Cargar productos y servicios.
- (Opcional) revisar la vista previa del PDF.
- Enviar por correo → queda como Enviada.
- Registrar la respuesta del cliente: Aceptada / Rechazada / esperar a que Expire por la vigencia.
Siguiente paso
Sección titulada «Siguiente paso»Para entender qué hace cada parte de la lista y los significados de los estados, volvé al panorama del módulo.