Crear y editar documentos

Esta guía explica cómo crear, editar y exportar documentos. Antes de empezar, leé Documentos — Panorama general.

1. Crear un documento nuevo

En Documentos, presioná Agregar. Elegí:

• “Documento en blanco”: arrancás con un editor vacío para escribir desde cero.
• “Desde plantilla”: arrancás con un formato pre-armado (contrato, propuesta, etc.) y lo personalizás.

Nota

Si tu empresa no tiene plantillas cargadas, solo vas a ver la opción de documento en blanco. Pedile a un administrador que cargue plantillas si las necesitás.

Confirmá la elección y se abre el editor.

2. El editor

El editor de Heskala funciona como un procesador de texto enriquecido con markdown por debajo. Las barras de herramientas te dejan aplicar formato sin escribir markdown manual.

Controles principales

• Formato de página: carta, A4, legal, oficio. Cambiá entre ellos según el destino del documento.
• Densidad de texto: compacto, normal, amplio. Cambia el interlineado para hacer el documento más o menos denso.
• Estilos: títulos, negrita, cursiva, subrayado, listas, citas, bloques de código, tablas.
• Insertar: imágenes desde tu computadora o desde la galería de Heskala, enlaces, separadores.
• Pantalla completa: abrí el editor a pantalla completa para concentrarte en la escritura.

Consejo

El formato y la densidad se guardan como preferencia personal, así que no tenés que reconfigurarlos cada vez.

3. Autoguardado

El editor guarda automáticamente después de cada cambio. No hay un botón “guardar”. El indicador de estado, abajo, te muestra si hay cambios pendientes o si todo está guardado.

4. Exportar a PDF

Cuando el documento esté listo, presioná Exportar PDF. El sistema genera un PDF con el estilo del editor y el formato de página elegido. Podés:

• Descargar el PDF a tu computadora.
• Visualizarlo antes de descargar.
• Enviarlo por correo a un cliente, completando un formulario opcional con el asunto y el mensaje.

5. Vincular a clientes y documentos

Al crear o editar un documento, podés vincularlo a:

• Un cliente de tu empresa.
• Una cotización existente.
• Una factura existente.
• Una venta.

La asociación facilita encontrar documentos relacionados desde el módulo correspondiente. Por ejemplo, desde una cotización podés ver los documentos anexos (términos, propuesta firmada, etc.).

6. Compartir y trabajar en equipo

Si tenés permiso, podés compartir un documento con otros miembros de tu empresa. Los permisos disponibles son:

• Solo lectura: el otro puede verlo pero no modificarlo.
• Edición: el otro puede modificar el contenido y vuelve a quedar guardado en el mismo documento.
• Comentarios: el otro puede dejar notas pero no tocar el contenido.

Todos los cambios quedan registrados con la fecha y el usuario, así que siempre podés reconstruir quién hizo qué.

7. Archivar un documento

Cuando un documento ya no se usa más, seleccioná Archivar. Pasa a la lista de archivados y deja de aparecer en las búsquedas habituales, pero se conserva todo su historial.

8. Integración con el agente de IA

El agente de IA puede crear y modificar documentos durante una conversación. Verás una tarjeta de aprobación en el chat antes de que cualquier cambio se aplique. Más detalles en Agente de IA.

Buenas prácticas

• Usá títulos jerárquicos (H1, H2, H3) en lugar de texto en negrita. Mejora la exportación a PDF y la navegación dentro del documento.
• Pongan un nombre claro al documento desde el inicio. Aparece en la lista y en las exportaciones.
• Archivá al terminar: si ya no se va a editar más, archivarlo reduce ruido en las listas y mantiene el historial.

Siguiente paso

Con documentos bien organizados, podés vincularlos a cotizaciones y facturas para mantener todo el contexto comercial en un solo lugar.